O papel da formação na conformidade e certificações

Durante uma auditoria ISO, é recorrente que o auditor solicite evidências documentadas das competências dos colaboradores. Entre os elementos analisados encontram‑se matrizes de competências, registos de formação, certificados e planos de reciclagem. 

A questão que se coloca é: como é que a empresa consegue assegurar as competências dos colaboradores?  

No entanto, nem sempre a empresa não dispõe de evidência documentada para a sustentar a resposta. Tal situação resulta numa não-conformidade por ausência de evidência de competência. Ainda que exista conhecimento prático, em auditoria apenas a competência comprovada e registada é considerada válida. 

Sem um mapeamento estruturado das competências da equipa, torna‑se difícil garantir que os colaboradores estão preparados para cumprir as exigências legais, operacionais e de segurança. 

Uma das principais origens de não‑conformidades em auditoria 

A experiência prática em auditorias demonstra que muitas não conformidades têm uma origem comum: falhas na gestão da formação e das competências. Estas manifestam‑se de forma recorrente em diferentes referenciais normativos e contextos de avaliação. Entre os exemplos mais frequentes, destacam‑se: 

• Auditorias de Segurança e Saúde no Trabalho (ISO 45001)
  Identificação de colaboradores designados para funções críticas, sem evidência de formação inicial ou de reciclagem periódica, conforme exigido. 

• Auditorias BRC ou outros referenciais de segurança alimentar
  Colaboradores envolvidos em processos sem formação HACCP atualizada ou sem registos que comprovem a sensibilização para perigos alimentares relevantes. 

• ISO 14001 – Sistema de Gestão Ambiental
  Colaboradores com impacto direto em aspetos ambientais significativos sem formação específica em procedimentos ambientais, requisitos legais aplicáveis ou controlo operacional. 

• ISO 9001 – Sistema de Gestão da Qualidade
  Inexistência ou desatualização da matriz de competências, ausência de critérios definidos para avaliação da competência ou falhas no registo da formação e na avaliação da sua eficácia. 

Os auditores demonstram uma atenção crescente a estes aspetos. As versões mais recentes das normas reforçam de forma clara os conceitos de competência, consciência e cultura de segurança, evidenciando que a formação não deve ser encarada como um requisito meramente administrativo, mas como um elemento estrutural e determinante do sistema de gestão. 

Formação como uma mais-valia 

A boa notícia é que a narrativa pode ser substancialmente diferente. Empresas que investem de forma consistente em formação regular, planeada e devidamente documentada não só reduzem de forma significativa a ocorrência de não-conformidades, como frequentemente obtêm avaliações positivas em contexto de auditoria. 

Uma abordagem estruturada à formação permite: 

• Demonstrar conformidade com requisitos normativos e legais aplicáveis; 

• Evidenciar controlo efetivo sobre processos críticos; 

• Reduzir riscos operacionais, ambientais e de segurança; 

• Reforçar a confiança de clientes, auditores e entidades reguladoras. 

Mais do que assegurar o cumprimento dos requisitos normativos, a formação assume‑se como um indicador de maturidade e robustez do sistema de gestão, contribuindo diretamente para o seu desempenho global e sustentabilidade. 

Novas exigências sobre formação 

O nível de exigência regulatória tende a intensificar‑se. A entrada em vigor de novos enquadramentos legais e diretivas — como a CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), bem como futura legislação em matéria de due diligence — irá reforçar significativamente o escrutínio sobre as competências internas das organizações. 

Neste contexto, será cada vez mais necessário demonstrar, de forma objetiva e documentada, que: 

• As equipas envolvidas em matérias de ESG dispõem de formação adequada e atualizada; 

• Os responsáveis pela recolha, tratamento e report de dados não financeiros compreendem plenamente os requisitos legais e normativos aplicáveis; 

• As decisões organizacionais são suportadas por conhecimento técnico interno devidamente qualificado. 

Mais uma vez, impõe‑se a questão central em contexto de auditoria e supervisão regulatória: de que forma a organização evidencia a sua competência para responder a estas novas exigências? 

Formação à medida 

A Kiwa posiciona-se como um parceiro estratégico da conformidade. Enquanto empresa que integra auditores e técnicos especialistas nas suas equipas, a Kiwa detém um conhecimento aprofundado dos referenciais normativos e da lógica subjacente aos processos de auditoria.  

Esta experiência reflete‑se diretamente na forma como são concebidos os programas de formação e estruturados os respetivos sistemas de registo e evidência. 

Através da Kiwa Learning Center, as empresas podem: 

• Estruturar matrizes de competências alinhadas com os requisitos das normas ISO e com as funções da empresa; 

• Definir planos de formação coerentes, consistentes e plenamente auditáveis; 

• Assegurar evidência objetiva de competência, de acordo com boas práticas internacionalmente reconhecidas, como as descritas na ISO 10015 – Gestão da Qualidade da Formação. 

Adicionalmente, a Kiwa disponibiliza um portefólio de formações especializadas, nomeadamente em: 

• Interpretação e aplicação de normas ISO (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, entre outras); 

• Formação de Auditores Internos, fundamental para a realização de auditorias internas eficazes, consistentes e alinhadas com os referenciais aplicáveis; 

• Áreas críticas como qualidade, ambiente, segurança, sustentabilidade e requisitos regulatórios, importantes para a robustez dos sistemas de gestão. 

Diagnóstico de Competências: preparação para auditorias  

Um dos erros mais frequentes das empresas consiste em abordar a formação apenas quando a auditoria se aproxima. No entanto, uma gestão eficaz das competências deve assentar numa abordagem preventiva, sistemática e baseada no risco. 

Ferramentas como o Diagnóstico de Competências, disponibilizado pela Kiwa, permitem às empresas: 

• Identificar, de forma antecipada, falhas antes que estas se traduzam em não-conformidades; 

• Dar prioridade a ações de formação com base em riscos reais, funções e requisitos normativos e legais; 

• Preparar a empresa de forma consistente para auditorias internas, auditorias externas e inspeções por entidades reguladoras. 

O resultado? Quando a auditoria ocorre, a organização dispõe de evidência estruturada, coerente e alinhada com os requisitos aplicáveis, demonstrando controlo efetivo sobre as competências internas e um elevado nível de preparação. 

Formação como pilar da conformidade 

A preparação para uma auditoria não se inicia nas semanas que a antecedem, mas sim muito antes, através de uma gestão consistente, estruturada e contínua das competências das pessoas. 

Neste contexto, a formação deixa de ser encarada como um custo ou uma obrigação pontual e passa a assumir‑se como um pilar da conformidade, da segurança, da qualidade e do desempenho global da empresa. 

Ao trabalhar com a Kiwa, as empresas contam com um parceiro que: 

• Disponibiliza formação alinhada com os referenciais normativos e legais aplicáveis; 

• Contribui para a estruturação de processos claros, consistentes e auditáveis; 

• Apoia a implementação de sistemas de gestão robustos, capazes de demonstrar, de forma objetiva, o controlo das competências internas. 

No momento da auditoria, a diferença entre a identificação de uma não-conformidade e o reconhecimento de um ponto forte reside, muitas vezes, na forma como a formação é planeada, implementada e evidenciada.